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Ordnerstruktur für ein Unternehmen nach dem MECE-Prinzip
Gerade bei der Neugründung eines Unternehmens, aber auch später, ist eine gute Ordnerstruktur unabdingbar.
MECE steht für "Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive" (also "sich gegenseitig ausschließend, gemeinsam vollständig"). Das bedeutet, dass eine Struktur so aufgebaut sein sollte, dass es keine Überschneidungen zwischen Kategorien gibt und gleichzeitig alle relevanten Aspekte abgedeckt sind.
Hier ist ein Vorschlag bzw. Beispiel für eine MECE-optimierte Ordnerstruktur für ein Unternehmen, die doppelte Ablagen vermeidet und gleichzeitig vollständig ist:
📂 1. Verwaltung & Finanzen
📁 Geschäftsführung
📁 Personalwesen
📂 Verträge
📂 Bewerbungsunterlagen
📂 Gehaltsabrechnungen
📂 Mitarbeiterschulungen
📁 Buchhaltung, Controlling & Steuern
📂 Eingangsrechnungen
📂 Ausgangsrechnungen
📂 Liquidität / Banken
📂 Steuerunterlagen
📂 Finanzberichte und Jahresabschluss
📂 Planung / Budget
📂 Kostenrechnung / Preiskalkulation
📂 KPIs (Key Performance Indicators)
📁 Recht & Compliance
📂 Firma (Handelregister)
📂 Verträge & AGBs
📂 Datenschutz & Compliance
📂 Versicherungen
📂 2. Kunden & Vertrieb
📁 Kundendaten
📂 Stammdaten
📂 Kontaktinformationen
📂 Kundenhistorie
📁 Vertriebsunterlagen
📂 Angebote
📂 Auftragsbestätigungen
📂 Vertragsdokumente
📁 Verkaufsstatistiken
📂 Verkaufsberichte
📂 3. Produktion & Projekte
📁 Projektmanagement
📂 Laufende Projekte
📁 Produktentwicklung
📂 Technische Spezifikationen
📂 Testberichte
📂 Änderungsdokumentation
📁 Qualitätsmanagement
📂 Prüfprotokolle
📂 Zertifikate
📂 Auditergebnisse
📂 4. Marketing & Kommunikation
📁 Marketingmaterialien
📂 Flyer & Broschüren
📂 Präsentationen
📂 Kampagnendaten
📁 Messen
📁 Presse & Kommunikation
📂 Pressemitteilungen
📂 Medienkontakte
📂 Interne Kommunikation
📁 Marktforschung & Wettbewerbsanalysen
📂 Marktstudien
📂 Wettbewerbsanalysen/Benchmarking
📂 Kundenumfragen
📂 5. IT & Support
📁 IT-Infrastruktur
📂 Systemdokumentation
📂 Lizenzen & Updates
📂 Netzwerkpläne
📁 Support-Dokumentation
📂 Benutzerhandbücher
📂 FAQ
📂 Troubleshooting
📁 Datensicherheit & Backups
📂 Sicherheitsrichtlinien
📂 Backup-Protokolle
📂 Notfallpläne
📂 6. Archiv
📁 Abgeschlossene Projekte & alte Versionen
📁 Historische Finanz- und Verwaltungsunterlagen
📁 Dokumente zur langfristigen Aufbewahrung
📁 Firmengeschichte
Es können weitere Abteilungen sinnvoll ergänzt werden, z. B. für den Einkauf oder Kundensuppoprt. Forschung & Entwicklung und Controlling sollte bei entsprechender Bedeutung auch einen eigenen Ordner in der obersten Ebene erhalten. D.h. die Ordnerstruktur sollte die Organisationsstruktur widerspiegeln.
Strukturprinzipen für weitere Unterorder:
Alphabetisch: z. B. nach Kundennamen
Chronologisch/Datumsbasiert: Eine zeitliche Gliederung (z. B. Jahr, Quartal, Monat) kann helfen, Dokumente nach ihrer Entstehung oder Gültigkeit zu sortieren. Das erleichtert den Überblick über Änderungen und Versionen.
Projektbasiert: Dokumente werden nach Projekten organisiert. Dabei gibt es Ordner für einzelne Projekte oder Projektphasen (Initiierung, Umsetzung, Abschluss). Das ist besonders sinnvoll, wenn interdisziplinäre Teams zusammenarbeiten.
In der Praxis fehlt normalerweise die Zeit für die Umsortierung der alten Daten in ein Archiv.
Bei einer Neustrukturierung empfiehlt es sich in der Regel die alten Daten in der alten Ordnerstruktur zu belassen, da eine Umsortierung zu zeitaufwendig ist.