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Structure des dossiers d'une entreprise selon le principe MECE
Une bonne structure de dossiers est indispensable, notamment lors de la création d'une nouvelle entreprise, mais aussi par la suite.
MECE signifie « mutuellement exclusif, collectivement exhaustif » . Cela signifie qu'une structure doit être conçue de manière à ce qu'il n'y ait pas de chevauchements entre les catégories tout en couvrant simultanément tous les aspects pertinents .
Voici une suggestion ou un exemple de structure de dossiers optimisée MECE pour une entreprise, qui évite le stockage en double tout en étant complète :
📂 1. Administration et finances
📁 Gestion
📁 Ressources humaines
📂 Contrats
📂 Documents de candidature
📂 Bulletins de paie
📂 Formation des employés
📁 Comptabilité, contrôle de gestion et fiscalité
📂 Factures entrantes
📂 Factures sortantes
📂 Liquidités / Banques
📂 Documents fiscaux
📂 Rapports financiers et comptes annuels
📂 Planification / Budget
📂 Comptabilité analytique / Calcul des prix
📂 Indicateurs clés de performance (KPI)
📁 Droit et conformité
📂 Société (Registre du commerce)
📂 Contrats et conditions générales
📂 Protection et conformité des données
📂 Assurance
📂 2. Clients et ventes
📁 Données client
📂 Données de référence
📂 Informations de contact
📂 Historique client
📁 Matériel de vente
📂 Offres
📂 Confirmations de commande
📂 Documents contractuels
📁 Statistiques des ventes
📂 Rapports de vente
📂 3. Production et projets
📁 Gestion de projet
📂 Projets en cours
📁 Développement de produits
📂 Spécifications techniques
📂 Rapports de test
📂 Modification de la documentation
📁 Gestion de la qualité
📂 Rapports de test
📂 Certificats
📂 Résultats de l'audit
📂 4. Marketing et communication
📁 Matériel marketing
📂 Dépliants et brochures
📂 Présentations
📂 Données de campagne
📁 Salons professionnels
📁 Presse et communication
📂 Communiqués de presse
📂 Contacts médias
📂 Communication interne
📁 Étude de marché et analyse concurrentielle
📂 Études de marché
📂 Analyse concurrentielle/analyse comparative
📂 Enquêtes auprès des clients
📂 5. Informatique et assistance
📁 Infrastructure informatique
📂 Documentation système
📂 Licences et mises à jour
📂 Forfaits réseau
📁 Documentation d'assistance
📂 Manuels d'utilisation
📂 FAQ
📂 Dépannage
📁 Sécurité et sauvegarde des données
📂 Consignes de sécurité
📂 Journaux de sauvegarde
📂 Plans d'urgence
📂 6. Archives
📁 Projets terminés et anciennes versions
📁 Documents financiers et administratifs historiques
📁 Documents à archiver à long terme
📁 Histoire de l'entreprise
Il est judicieux d'ajouter des services supplémentaires, par exemple pour les achats ou le support client. La recherche et le développement ainsi que le contrôle de gestion devraient également disposer de leur propre dossier au niveau supérieur, en fonction de leur importance. En d'autres termes, l'arborescence des dossiers doit refléter la structure organisationnelle.
Principes structurels pour les sous-ordres suivants :
Par ordre alphabétique : par exemple, par nom de client
Classement chronologique : Une structure chronologique (par exemple, année, trimestre, mois) permet de trier les documents selon leur date de création ou leur période de validité. Cela facilite le suivi des modifications et des versions.
Organisation par projet : les documents sont classés par projet. Des dossiers sont créés pour chaque projet ou phase de projet (initiation, mise en œuvre, finalisation). Cette organisation est particulièrement utile lorsque des équipes interdisciplinaires collaborent.
En pratique, on ne dispose généralement pas de suffisamment de temps pour réorganiser les anciennes données dans une archive.
Lors d'une restructuration, il est généralement recommandé de laisser les anciennes données dans l'ancienne structure de dossiers, car la réorganisation est trop chronophage.